Содержание статьи:

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

  • повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к . сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о . направляем. ;
  • изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

  • повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
  • аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
  • констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с . не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

  • о принятии запроса к рассмотрению;
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

  • Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
  • Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
  • Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
  • К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
  • Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
  • Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
  • Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
  • Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
  • Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

Письмо-ответ

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). 1

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые ис­пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Допущенные автором письма-просьбы ошибки перено­сить в письмо-ответ не допускается. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№__. «). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. 2

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…». В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. 3

Письмо-ответ оформляется на бланке письма.

Дополнительная информация:

  • пример оформления письма-ответа;
  • служебное письмо;
  • информационно-справочные документы;
  • почтовый адрес.

_____
1 Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
2 Там же.
3 Там же.

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

13 мая, 2015

10 самых распространенных деловых писем

Деловое письмо — самый распространенный вид коммуникации после устной речи.

В наше время широкое распространение получили электронные деловые письма. Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Какие же деловые письма согласно статистике мы используем чаще всего?

Письмо-запрос . В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса:

В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014 …

Продолжается описанием сути запроса

Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

В письме-запросе часто устанавливается срок

Информацию просим предоставить до 30.04.2015 .

Письмо-ответ . Письмо-ответ — самый распространенный вид делового письма, так как является ответным письмом на все виды деловых писем. Отличаются от других тем, что имеют ссылку на номер и дату письма, на которое отвечают. Начинаются, как правило, так:

В ответ на ваш запрос…

В ответ на ваше письмо…

Затем идет изложение ответа

Сообщаем, что за апрель 2015 года в наш адрес поступило 26 обращений граждан.

Письмо-просьба . Письмо-просьба начинается с описания ситуации и причин, которые побудили нас обратиться:

В связи со сложившейся ситуацией на производстве…

Продолжается описанием самой просьбы

Просим Вас обеспечить поставку машин в кратчайшие сроки.

Завершается письмо стандартными фразами

Заранее благодарим за участие…,

С наилучшими пожеланиями….

Письмо-благодарность . Этот вид письма может быть как ответом на письмо-просьбу , так и инициативным выражением признательности за оказанные услуги или помощь. Письмо можно сразу начинать со слов благодарности.

Благодарим Вас за оказанное содействие в сборе средств.

Завершается письмо фразами

С наилучшими пожеланиями…

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.

Надеемся на продолжение сотрудничества.

Сопроводительное письмо . Это письмо мы прилагаем к документам или товарам с целью подтверждения их официального направления и доставки.

Направляем Вам отчет за 2014 год по сбыту продукции со склада № 2.

Виды документов и их количество, наименования товара можно указывать в тексте или в приложении:

Статистические данные на 2 л. в 1 экз.

Письмо-напоминание . Это письмо напоминает о каких-либо событиях, датах, договоренностях и не требует ответа.

Напоминаем, что дата совещания представительств перенесена с 25.01.2015 на 08.02.2015 .

Письмо-сообщение (информационное письмо). Это письмо содержит информацию о мероприятиях, людях, событиях.

Сообщаем, что Беликов Петр Николаевич принят на работу в ООО «Хлебопечь» с 05.04.2015 .

Письмо-подтверждение . Этим видом письма мы подтверждаем участие в чем-либо , получение каких-либо документов, факт оказания услуг.

ООО «Одуванчик» подтверждает участие руководителя в мероприятии, посвященному Дню Победы, 08.05.2015 в 09–00.

Письмо-приглашение . Это письмо является приглашением на мероприятие или для принятия участия в чем-либо .

Приглашаем организацию ООО «Радуга» принять участие в городском субботнике 02.05.2015 .

Письмо-отказ . Это письмо — официальный отказ от предложения, услуги, участия. В нем необходимо обосновать причины отказа.

В связи с командировкой руководителя на совещание в Республику Мордовия, мы вынуждены отказать/приносим свои извинения и сообщаем о невозможности посещения выставки «Сельское хозяйство» 07.04.2015

и вежливо завершить письмо

Все перечисленные письма формальны. Они обеспечивают успешную коммуникацию внутри организации, сотрудничество с другими компаниями, взаимодействие с вышестоящими и государственными организациями.

Оформление делового письма любого вида стандартно, меняется только содержание.

Если вы хотите получить на свое письмо быстрый отклик, развернутый ответ, чтобы ваше письмо прочитали, запомнили, а не просто пробежали глазами, используйте больше конкретики, пишите яркую тему заголовка и избегайте стандартных фраз и слишком формального подхода.

Уважаемый Петр Петрович!

Наша компания нуждается в 10 новых компьютерах. Можете ли вы поставить требуемое количество до конца недели и выставить счет на оплату?

Я представляю небольшую организацию, и нам в начале следующей недели нужно провести видеоконференцию с филиалами.

Ваша помощь была бы неоценима для нас.

Переход сразу к сути, представление себя и короткое нешаблонное завершение. Вы экономите свое время и время адресата. Скорее всего, он будет рад выполнять ваши просьбы в дальнейшем.

Используйте шаблон официального делового письма и вставляйте свой текст!

Как оформить письмо-ответ

Статьи по теме

Ряд поступающей в организацию корреспонденции требует отправки ответов по тем или иным вопросам. В данной статье мы подробно рассмотрим, как правильно составить письмо ответ на запрос.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях требуется письмо-ответ

Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение.

Письмо-просьба

Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: «Просим Вас уведомить о…», «Просим Вас сообщить…», «Просим принять меры…» и т.д.

В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, «Надеемся на рассмотрение обращения…». В таком случае документ также должен содержать само обращение или описание ситуации, требующей принятия определенных мер.

Бывают и такие ситуации, когда одно письмо-просьба содержит в себе несколько прошений. В таком случае правила оформления требуют, чтобы каждая из них была описана в отдельном абзаце. При этом каждый последующий абзац, содержащий прошение, следует начинать со слов «Также просим Вас принять меры…», «Попутно просим Вас обратить внимание…», «Одновременно просим Вас рассмотреть…» и т.д.

Письмо-запрос

Пожалуй, письмо-запрос является единственным документом, ответ на который необходимо отправить в обязательном порядке. Несмотря на то, что письма-просьбы и письма-запросы очень похожи по стилю изложения и содержанию, запрос имеет одну отличительную особенность, которую нельзя оставить без внимания. Речь идет об обосновании документа.

Письма-запросы относятся к служебным письмам, направляемым адресату с целью получения определенной информации, документов и деловых бумаг. Такой документ в переписке отличается наличием обоснования, которое указывает автор запроса. В качестве обоснования может быть указана отсылка к какому-либо государственному документу, нормативному акту или закону, в соответствии с которым автор в праве ознакомиться с запрашиваемой информацией или деловыми бумагами. Также обоснованием может служить отсылка и к организационно-правовым документам, которые дают право ознакомиться с определенной информацией. И именно по причине наличия законного обоснования, необходимо обязательно оформить официальный ответ на запрос. Ниже мы более подробно рассмотрим образец ответа на письмо обращение.

Письма-приглашения

Хоть приглашения на различные мероприятия и не требуют, чтобы адресат отправлял письмо-ответ, во многих случаях подобная необходимость диктуется деловым этикетом. При этом ответное сообщение в данном случае желательно оформить как можно раньше. Если же такая возможность отсутствует, то предупредить о возможном присутствии или отсутствии на мероприятии можно позвонив приглашающей стороне.

Структура и оформление письма-ответа

Как уже говорилось выше, письмо ответ на запрос является обязательным, поэтому к его составлению необходимо приступать как можно быстрее, после получения запроса. Если по каким-то причинам оформление документа затягивается, то имеет смысл предупредить автора о том, что запрос был получен, однако его обработка требует времени. Это не только будет вежливым поступком, соответствующим деловой этике, но и даст время на формулировку послания.

Важно понимать, что письмо ответ на запрос (образец представлен ниже) может иметь как положительное, так и отрицательное решение по поводу данной просьбы. Рассмотрим их более подробно.

Положительный ответ

Письмо ответ, содержащее положительное решение по поводу конкретной просьбы или запроса, оформляется в том же стиле, что и сам запрос. По сути, оно должно быть написано с использованием тех же формулировок и в том же стиле. В документе следует упомянуть о том, что просьба была рассмотрена, на основании чего было принято положительное решение (решение удовлетворить просьбу). При этом, если потребуется, можно указать сроки, в течение которых запрос будет удовлетворен.

В случае, если ответ на официальный запрос (образец представлен ниже) требует отправки определенных деловых бумаг, то они могут быть прикреплены к письму. При этом следует указать в основном документе перечень прикрепленных документов, их количество и название. При необходимости указывается количество экземпляров.

Отрицательный ответ

При отсутствии возможности удовлетворить просьбу или запрос, необходимо наиболее корректно сообщить об отказе. При этом, как и в вышеописанном варианте, отказ должен быть написан в том же стиле, что и инициирующий запрос. Отрицательный ответ должен быть максимально корректным и содержать объективные причины отказа.

В том случае, если существуют предпосылки для принятия положительного решения по запросу, можно указать в ответе условия, которые для этого требуются.

Отметим, что недопустимо оформлять отрицательный ответ на письмо (образец представлен ниже) в грубом тоне. Более того, вполне уместным будет выражение искреннего сожаления о невозможности удовлетворения просьбы. Подобная мера не только диктуется основами деловой этики, но и позволяет сохранить деловые отношения.

Реквизиты ответного письма

Данная категория писем содержит те же реквизиты, что и любые другие служебные письма. К основным реквизитам относятся:

  1. наименование организации;
  2. справочные данные об организации;
  3. код организации;
  4. основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  5. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет;
  6. дата;
  7. регистрационный номер;
  8. ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;
  9. адресат;
  10. заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4);
  11. подпись.

Важно понимать, что любое ответное письмо должно содержать номер документа, в котором был отправлен запрос и его дату. При этом письмо-ответ подписывается сотрудником, на имя которого был отправлен запрос.

Как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложением решения проблемы

Опубликовано: 28.04.2017 ⋅ Автор: Инглекс

Вы заказываете товары в зарубежных интернет-магазинах или учите английский для работы? Тогда вам надо уметь писать формальные письма на английском языке. В этой статье мы расскажем вам, как писать письмо-запрос информации, ответ на него и письмо с предложениями решения проблемы на английском языке. Мы представим вам полезный набор фраз и примеры таких писем, чтобы вы смогли по ним составить собственное письмо.

Письмо-запрос информации на английском языке. Letter asking for information

Письмо-запрос информации отправляется в случае, если вам необходимо получить подробную информацию по интересующему вас вопросу.

В начале письма необходимо указать ваш адрес или адрес и название компании, которую вы представляете, а ниже — название и адрес компании, в которую вы обращаетесь. Далее следует изложение самого запроса с объяснением его причины. В конце письма стоит указать срок, к которому вы хотели бы получить ответ.

Письмо-запрос должно быть написано в вежливом тоне, чтобы побудить адресата к действиям. Также оно должно быть кратким и емким, чтобы адресат, прочитав ваше письмо, четко понял, что именно вам нужно.

Будьте особенно внимательны при написании вашей контактной информации (адрес, телефон), чтобы ответ своевременно дошел до вас.

Написать письмо-запрос вам помогут следующие фразы: