Расчет, начисление и выплата аванса в 1С ЗУП 8.3 (3.0)

Рассмотрим, как начислить аванс работнику в 1С ЗУП 3.0 (8.3).

По своей сути плановый аванс представляет собой зарплату, выданную сотруднику заранее, то есть у сотрудника возникает долг перед предприятием (если, конечно, до этого у предприятия не было задолженности перед сотрудником).

Где указывается способ расчета аванса

В программе 1С «Зарплата и управление персоналом» 8.3 предусмотрены три вида расчета аванса:

  • Фиксированной суммой.
  • Процентом от тарифа.
  • Расчетом за первую половину месяца.

Способ расчета аванса указывается при приеме сотрудника на работу в документе «Прием на работу«:

В дальнейшем эту информацию можно увидеть в справочнике «Сотрудники»:

Рассмотрим виды расчета аванса по порядку.

Выплата и расчет «фиксированной суммой» и «процентом от тарифа»

С выплатой аванса в 1С ЗУП 3.0 все просто. Сумма аванса у нас установлена заранее, ничего рассчитывать не надо, и нам остается ее только выплатить. Для этого используется одна из ведомостей:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Заходим в меню «Выплаты», далее пункт «Все ведомости». Нажимаем кнопку «Создать» и выбираем нужную нам ведомость.

Я для примера выбрал «Ведомость в кассу».

Выбираем организацию, сотрудникам которой будет выплачиваться аванс, указываем месяц и дату выплаты, кассу и обязательно в выпадающем списке поля «Выплачивать» выбираем «Аванс».

В табличную часть добавляем сотрудников организации, которым надлежит выплата (можно воспользоваться кнопкой «Заполнить»).

Если все сделано правильно, мы должны увидеть примерно такую картину:

Нажимаем «Провести и закрыть».

Если сотруднику задан расчет аванса «Процентом от тарифа», при выборе его в документе программа 1 С ЗУП 8.3 сама рассчитает ему сумму аванса исходя из процента, который у него задан. Думаю, здесь пример приводить не надо.

Расчет за первую половину месяца в 1С ЗУП

Сразу стоит отметить, что в 1С 8.3 данный расчет подразумевает собой расчет пропорционально отработанным дням.

Для расчета мы будем использовать документ «Начисление за первую половину месяца». Чтобы создать его, зайдем в меню «Зарплата», пункт «Все начисления». Нажав кнопку «Создать», выбираем строку «Начисление за первую половину месяца». Откроется окно создания нового документа. Аналогично предыдущему расчету заполняем необходимые поля и добавляем в табличную часть сотрудника.

Обратите внимание, что при добавлении кнопкой «Добавить» в колонке «Начисление» ничего не стоит, но она является обязательной. Здесь стоит выбрать, от какого начисления будет рассчитываться сумма аванса. В моем случае это будет «Оплата по окладу» (у сотрудника указано, что он получает зарплату по окладу).

Если есть другие начисления у данного сотрудника, нужно вводить дополнительные строки, то есть учитываются все плановые начисления. Замечу, что при использовании кнопки «Заполнить» система сама проставляет нужные начисления.

После выбора начисления происходит расчет суммы к выплате.

Важно! Несмотря на то, что в названии документа присутствует слово «начисление», он ничего на самом деле не начисляет. Он служит только для вычисления суммы авансового платежа. Начисления за месяц проводятся, как обычно, в конце этого месяца.

Смотрите также видео по выплате Аванса в 1С Бухгалтерия 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Как начислить аванс в 1С ЗУП 3.1 (8.3)

Под авансом в 1С 8.3 ЗУП понимается некая предоплата, которая выдается заранее в счет предстоящей заработной платы. Если на момент выплаты аванса у организации не было долга по зарплате перед своим работником, то тогда данная сумма долгом уже самого сотрудника. При плановом начислении заработной платы из нее будет вычтена сумма аванса.

Начальная настройка аванса сотрудникам

Аванс может рассчитываться различными вариантами:

  • фиксированной суммой,
  • % от фонда оплаты труда сотрудника,
  • расчетом заработной платы за первую половину месяца.

Изначально вид начисления аванса в 1С ЗУП задается кадровыми документами, изменением оплаты труда, аванса и т. п. В рамках данной статьи мы будем настраивать аванс при приеме на работу.

Мы создали прием сотрудника на работу, и перешли на вкладку «Оплата труда». В нижней части окна из соответствующего выпадающего списка можно выбрать один из способов начисления аванса, о которых говорилось ранее. В данном случае аванс Ванькову Александру Матвеевичу будет выплачиваться в размере 35% от тарифа (фонда оплаты труда). По умолчанию это значения равнялось сорока процентам.

Все эти данные будут отображаться в карточке самого сотрудника.

На рисунке вы можете увидеть, что фонд оплаты труда составляет 10 000 рублей, следовательно, сумма аванса будет составлять 3 500 рублей.

Расчет аванса

Расчет аванса в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1 производится только в том случае, если в предыдущем пункте вы указали, что он выплачивается «Расчетом за первую половину месяца».

Так же как и при начислении заработной платы, перед расчетом аванса необходимо внести в программу все дни отсутствия сотрудника.

Предположим, что наша сотрудница Бажова С. Н. взяла отпуск без сохранения заработной платы на период с 7-го по 8-е августа 2017 года включительно. Мы должны отразить эти данные в программе. При этом для того, чтобы эта неявка зачлась при расчете аванса, так же как и при начислении заработной платы, в самом документе должен быть установлен флаг «Расчет утвердил».

Теперь можно перейти к расчету аванса. Перейдите в раздел «Зарплата» и выберите пункт «Все начисления».

В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать» и выберите соответствующий пункт, как показано на рисунке ниже.

Шапка документа заполняется стандартно. В данном случае мы производим начисление до 15 августа 2017 года. После указания всех данных нажмите на кнопку «Заполнить» и все нужные данные попадут в документ автоматически.

На рисунке ниже мы видим, что у сотрудника Бажовой С. Н. указано всего 9 отработанных дней вместо 11 по нормативу. Тем самым размер аванса был рассчитан исходя из оклада в 70 000 рублей за 9 дней.

Обратите внимание, что в отличие от начисления заработной платы данный документ не производит фактического начисления. Он лишь рассчитывает сумму аванса.

Кроме расчета аванса данный документ так же отражает удержания, например, по исполнительным листам и НДФЛ. Все эти данные, как и начисленные суммы подлежат ручной корректировке. Примером может служить личная просьба сотрудника выплатить в качестве аванса большую, либо меньшую сумму.

Обратите внимание, что сотрудник Ваньков А. М. в документ не попал. Это произошло, потому что ранее мы установили ему выплату аванса в размере 35% от размера ФОТ. В связи с этим выплата аванса может быть произведена без документа начисления.

Выплата аванса

К выплате аванса можно приступить сразу для тех сотрудников, у которых он начисляется либо фиксированной суммой, либо процентом от ФОТ. Будьте внимательны, ведь в таком случае те сотрудники, которые отсутствовали в период с 1 по 15 число (например, отпуск без сохранения заработной платы и т. п.) в ведомость не попадут.

Перейдите в раздел «Выплаты» и выберите пункт «Все ведомости».

В открывшемся окне вы можете выбрать способ, каким будет произведена выплата аванса.

В шапке созданного документа, в поле «Выплачивать» выберите пункт «Аванс» и укажите, за какой месяц его нужно выплатить. После этого нажмите на кнопку «Заполнить.

Для тех сотрудников, у которых аванс выплачивается процентом от ФОТ, либо постоянной суммой, сумма аванса автоматически рассчитается и попадет в табличную часть документа. Для тех, у которого аванс рассчитывается за первую половину месяца, цифры так же отобразятся в документе, если ранее было произведено соответствующее начисление, описанное нами ранее.

Расчет и выплата суммы аванса работнику в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8»

Статьей 136 ТК РФ регламентируется выплата заработной платы не реже, чем каждые полмесяца. Этот момент зачастую понимается работодателем как «дважды в месяц», что в общем случае является неверным. Согласно ТК РФ выплата зарплаты должна производиться не реже, чем каждые 15 дней.

Следует также отметить, что понятие «аванс» ТК РФ не определено, равно как и порядок расчета размера аванса. Однако Федеральная служба по труду и занятости в своем письме от 08.09.2006 № 1557-6, сославшись на постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», дала разъяснения, согласно которым размер аванса определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, но при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Исполнение статьи 136 ТК РФ является обязательным. Заработная плата должна выплачиваться работнику именно дважды в месяц, не платить аванс работодатель не имеет права даже при наличии соответствующего письменного заявления работника или соответствующей статьи в трудовом и коллективном договоре.

Обычно предприятия используют один из трех вариантов расчета размера аванса: фиксированной суммой, определенной для каждого работника; процентом от заработка работника (30-50 %); по итогам расчета заработка за первую половину месяца.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализовано два из указанных вариантов: фиксированной суммой и по итогам расчета зарплаты за первую половину месяца.

Порядок расчета аванса

Статьей 136 ТК РФ регламентируется выплата заработной платы не реже, чем каждые полмесяца. Этот момент зачастую понимается работодателем как «дважды в месяц», что в общем случае является неверным. Согласно ТК РФ выплата зарплаты должна производиться не реже, чем каждые 15 дней.

Следует также отметить, что понятие «аванс» ТК РФ не определено, равно как и порядок расчета размера аванса. Однако Федеральная служба по труду и занятости в своем письме от 08.09.2006 № 1557-6, сославшись на постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца», дала разъяснения, согласно которым размер аванса определяется правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором, но при определении размера аванса следует учитывать фактически отработанное работником время (фактически выполненную работу).

Исполнение статьи 136 ТК РФ является обязательным. Заработная плата должна выплачиваться работнику именно дважды в месяц, не платить аванс работодатель не имеет права даже при наличии соответствующего письменного заявления работника или соответствующей статьи в трудовом и коллективном договоре.

Обычно предприятия используют один из трех вариантов расчета размера аванса: фиксированной суммой, определенной для каждого работника; процентом от заработка работника (30-50 %); по итогам расчета заработка за первую половину месяца.

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализовано два из указанных вариантов: фиксированной суммой и по итогам расчета зарплаты за первую половину месяца.

Аванс — фиксированной суммой

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» для каждого работника задается фиксированная сумма положенного ему аванса. Обычно сумма аванса устанавливается приблизительно равной 40 % от суммы месячного заработка работника.

Сопоставить работнику сумму планового аванса можно непосредственно в форме списка справочника Сотрудники. При этом система автоматически установит для всех действующих трудовых договоров (элементов справочника Сотрудники) данного физического лица в данной организации ту же сумму аванса (рис. 1).

Информация о размере аванса хранится в регистре сведений Авансы сотрудникам организаций (рис. 2). Форму списка регистра можно открыть для просмотра и изменения из подменю Касса и банк меню Расчет зарплаты по команде Авансы сотрудникам организаций. Размер плановых авансов конкретного физического лица можно узнать, открыв по кнопке Перейти/Авансы сотрудникам организаций командной панели карточки физического лица форму регистра с предустановленным отбором.

Следует отметить, что размер планового аванса и размер заработка работника с точки зрения программы не связаны никакой зависимостью. Это означает, что мы устанавливаем работнику размер планового аванса сами, рассчитав его по известному нам алгоритму, но программе мы эту формулу не сообщаем. Поэтому при изменении размера оклада, часовой тарифной ставки или других параметров, влияющих на размер заработка, размер планового аванса не изменится до тех пор, пока мы не изменим его вручную.

Заметим также, что плановый аванс в терминах программы является не начислением, а именно выплатой, поэтому единственным документом, в котором указывается (рассчитывается) сумма аванса за указанный расчетный период, является документ Зарплата к выплате организаций.

Для автоматического заполнения документа Зарплата к выплате организаций на выплату планового аванса необходимо в поле Выплачивать указать Плановый аванс. В этом случае при автоматическом заполнении (кнопка Заполнить), табличная часть документа заполняется списком работников, удовлетворяющим условиям, заданным в документе (организация, подразделение, способ выплаты зарплаты и пр.), и соответствующими суммами аванса из регистра Авансы сотрудникам организации. Если для сотрудника не задан плановый аванс, данный сотрудник в документ не попадет.

Учет невыходов при выплате планового аванса

В программе предусмотрена возможность ограничить выплату авансов для работников, отсутствовавших на рабочем месте в первой половине месяца по причине отпуска, больничного и некоторым другим причинам. Такой порядок не противоречит приведенным выше нормам законодательства, поскольку аванс — это оплата фактически отработанного времени за первую половину месяца, а в данном случае работник в течение указанного периода не работал.

Оплата этого времени, если оно должно быть оплачено, осуществляется в виде межрасчетных выплат (например, отпускных) или в общем порядке при выплате зарплаты за месяц.

Для применения такого ограничения необходимо в форме настройки параметров учета на закладке Выплата зарплаты в разделе Плановый аванс установить флаг Учитывать невыходы и указать расчетную дату планового аванса (см. рис. 3).

Если работник отработал время с начала месяца до расчетной даты планового аванса не полностью, при автоматическом заполнении документа Зарплата к выплате организаций, система выдаст предупреждение (рис. 4).

В случае если работник не отработал ни одного рабочего часа с начала месяца до расчетной даты планового аванса, данный работник не попадет в документ Зарплата к выплате организаций на выплату аванса при автоматическом заполнении документа.

Как уже говорилось выше, в описываемом механизме учитываются не любые невыходы работника, а вполне конкретный их перечень. Например, отсутствие работника по причине командировки никак на выплату аванса не влияет.

Для того чтобы невыход оказал влияние на начисление аванса в программе, вид расчета, которым он описывается, должен удовлетворять следующим условиям: переключатель Вид времени на закладке Время формы вида расчета должен быть установлен в положение Неотработанные полные смены, а также командировки (рис. 5); в качестве вида времени по классификатору должен быть выбран один из вариантов, приведенных в таблице 1.

Как установить аванс сотруднику в 1С 8.3?

Администрирование — Параметры учета — Настройки зп.

Там можно поставить % или фикс оплату как всем сотрудникам, так и персонально каждому. Если персонально каждому — так же нужно в карточке сотрудника проставить сумму аванса.

Добрый день!
Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить «спасибо» и «пожалуйста». Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам — требование правил форума.

Пожалуйста, не создавайте новую тему с таким же вопросом. На Ваш вопрос желающие ответят Вам здесь, в этой теме.

1С: Предприятие 8.3. Бухгалтерия для Украины, редакция 2.0. Начисление и выплата заработной платы

Заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

В конфигурации «Бухгалтерия для Украины» редакция 2.0 выплата заработной платы производится в два этапа:

  • создание платежных ведомостей, которыми фиксируются выплачиваемые каждому сотруднику суммы зарплаты и суммы взносов/налогов, удержаний;
  • оформление платежных документов по выплате зарплаты сотрудникам и перечисление взносов и налогов по зарплате.

Начисление заработной платы

Для начисление зарплаты, НДФЛ, взносов и удержаний необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры / Начисление зарплаты» и воспользоваться кнопкой «Создать».

В открывшемся документе «Начисление зарплаты» в шапке необходимо заполнить следующие поля:

  • реквизит «Организация» — заполняется автоматически;
  • реквизит «Месяц начисления» — указать месяц, за который необходимо выплатить заработную плату сотрудникам;
  • реквизит «Дата» — автоматически заполняется текущей датой;
  • реквизит «Номер» — автоматически заполняется после проведения документа;
  • реквизит «Подразделение» — заполняется если необходимо начислить зарплату определенному подразделению организации.

В подвале документа реквизит «Комментарий» — при необходимости заполняется комментариями к документу.

Табличные части документа можно заполнять автоматически с помощью кнопок «Заполнить» (по данным кадрового учета о местах работы сотрудников и их плановых начислениях) и «Подбор» (для подбора определенных сотрудников) либо вручную. Автоматически документ заполняется сотрудниками всей организации или указанного подразделения. Разовые начисления, начисление отпускных или больничных вводится в документе вручную.

После заполнения необходимо откорректировать отработанное время для сотрудников, которые работали не все дни месяца. Затем необходимо произвести пересчет зависимых начислений, налогов и взносов с помощью кнопки «Пересчитать».

При необходимости производится ручная корректировка рассчитанных в документе сумм. Если откорректированные суммы не следует пересчитывать, то в дальнейшем необходимо снять флажок «Авторасчет» в соответствующих строках начислений и удержаний, либо включить флажки «Корректировать взносы» и «Корректировать НДФЛ» на соответствующих закладках документа.

Итоги по документу можно отобразить с помощью нажатия на гиперссылку «Итоги по документу». При нажатии кнопок с изображением вопросительного знака итоговые данные расшифровываются более подробно.

Результаты расчета по каждому сотруднику можно проанализировать с помощью расчетного листка, воспользовавшись гиперссылкой под табличной частью «Подробнее см. Расчетный листок».

Расчет заработной платы за первую половину месяца

Для расчета и последующей выплаты заработной платы за первую половину месяца оформляется документ «Начисление зарплаты» с установленным признаком «Предварительный расчет».

При заполнении такой документ учитывает только основные начисления сотрудников (оклады) и отработанное время от начала месяца до даты формирования документа.

Отметим, что документы такого вида служат только для предварительного расчета и не осуществляют расчет ЕСВ и НДФЛ, не формируют проводок при проведении, а также никак не влияют на результаты последующего полного расчета заработной платы.

Отражение зарплаты в бухгалтерском учете

Формирование проводок по отражению зарплаты в бухгалтерском учете возможно в двух режимах:

  • при проведении документа «Начисление зарплаты» (проводки не могут быть изменены или просмотрены в самом документе);
  • отдельным документов «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» в конце периода (результаты распределения сумм по проводкам могут быть предварительно откорректированы).

Порядок отражения задается в настройках учета заработной платы.

Правило отражения какого-либо начисления или удержания в бухгалтерском и налоговом учете задается специальным шаблоном — способом отражения. Все используемые способы отражения хранятся в справочнике «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Для перехода в справочник из документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» необходимо в реквизите «Способ отражения», нажать на кнопку «Выбрать из списка» (стрелка вниз) и далее нажать на гиперссылку «Показать все».

В открывшемся справочнике «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете» чтобы просмотреть конкретный способ отражения необходимо его выбрать и с помощью нажатия правой клавиши мыши на нем, выбрать из выпадающего списка «Изменить».

Хозяйственная операция состоит из одной проводки по бухгалтерскому учету и налогового назначения для налогового учета.

Также для способов отражения начислений указывается порядок формирования отражения взносов в фонды для таких начислений:

  • отражается тем же способом, что и начисление;
  • отражается как основное начисление сотрудника;
  • отражается особым способом (указывается, каким именно).

Дополнительные параметры для проводок по взносам определяется по данным регистра сведений «Статьи затрат по взносам ФОТ» — здесь каждому налогу (виду взноса) и бухгалтерскому счету затрат соответственно указывается своя статья затрат.

Выплата и депонирование зарплаты

В конфигурации «Бухгалтерия для Украины» редакции 2.0 документ «Ведомость на выплату зарплаты» заменили на документы «Ведомость в банк» для безналичного расчета на зарплатные карточки сотрудников и «Ведомость в кассу» для выдачи зарплаты наличными денежными средствами.

Выплата зарплаты через банк

Для выплаты зарплаты через банк необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры / Выплата зарплаты / Ведомость в банк» и воспользоваться кнопкой «Создать».

В открывшемся документе «Ведомость в банк» необходимо заполнить следующие поля:

  • реквизит «Организация» — заполняется автоматически;
  • реквизит «Подразделение» — заполняется если выплачивается зарплата определенному подразделению организации;
  • реквизит «Зарплатный проект» — заполняется если есть соглашение между каким-то банком и вашим предприятием о выплате заработной платы, премий и других платежей вашим сотрудникам с помощью международных пластиковых карт;
  • реквизит «Выплачивать» — заполняется видом выплат, который определит правила и порядок заполнения документа;
  • реквизит «Месяц выплаты» — заполняется месяцем за который выплачивается зарплата.

Табличные части документа заполняются автоматически с помощью кнопки «Заполнить».

Примечание: шапка документа была изменена для удобства пользователя по кнопке «Еще / Изменить форму».

Чтобы выбрать вид выплат для заполнения документа необходимо справа от реквизита «Выплачивать» нажать на кнопку «Выбрать из списка» (стрелка вниз) и далее внизу списка нажать на гиперссылку «Показать все».

В открывшемся справочнике «Виды выплат» существуют предопределенные виды выплат:

  • «Очередная выплата» и «Очередная выплата с погашением долгов» — подготовка к выплате зарплаты за месяц выплаты либо за все предыдущие месяцы;
  • «Аванс» — оформление авансовых выплат в размере установленных фиксированных сумм каждому сотруднику. В данном виде выплаты необходимо произвести предварительный расчет НДФЛ и ЕСВ на сумму выплат. По умолчанию расчет производится по методу «от обратного»;
  • «Аванс по предварительному расчету» — оформление авансовых выплат по предварительному расчету за первую половину месяца. В данном виде выплаты необходимо произвести предварительный расчет НДФЛ и ЕСВ на сумму выплат;
  • «Депоненты» — подготовка к выплате депонированных ранее сумм;
  • «Дивиденды» — подготовка к выплате дивидендов.

Кроме перечисленных видов выплат пользователь может самостоятельно создать в справочнике «Виды выплат» выплаты, которые, условно можно назвать межрасчетными — это выплаты по конкретным начислениям (например «Разовая премия»).

Для выплаты зарплаты через банк для сотрудников должны быть заданы лицевые счета, на которые перечисляется зарплата. Эти счета указываются в карточке физического лица в подразделе «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам». При этом с одним банком может быть заключено несколько договоров.

При заполнении ведомости в банк заполнение суммами выплат возможно, как по отдельному зарплатному проекту, так и без учета проекта (по всем лицевым счетам сотрудников).

На основании такой ведомости можно ввести документ «Списание с банковского счета» и зарегистрировать выплату сразу по всем сотрудникам документа.

Выплата зарплаты через кассу

Для выплаты зарплаты через кассу необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры / Выплата зарплаты / Ведомость в кассу» и воспользоваться кнопкой «Создать».

В открывшемся документе «Ведомость в кассу» в шапке необходимо заполнить следующие поля:

  • реквизит «Организация» — заполняется автоматически;
  • реквизит «Дата» — автоматически заполняется текущей датой;
  • реквизит «Номер» — автоматически заполняется после проведения документа;
  • реквизит «Подразделение» — заполняется если необходимо начислить зарплату определенному подразделению организации;
  • реквизит «Выплачивать» — заполняется видом выплат, который определит правила и порядок заполнения документа;
  • реквизит «Месяц начисления» — указывается месяц за который необходимо выплатить заработную плату сотрудникам.

В подвале документа реквизит «Комментарий» при необходимости заполняется комментариями к документу.

Табличные части документа заполняются автоматически с помощью кнопок «Заполнить».

На основании такой ведомости можно ввести документ «Расходный кассовый ордер» и зарегистрировать выплату сразу по всем сотрудникам документа.

Конфигурация позволяет сформировать комплект расходных ордеров для выплаты заработной платы отдельно по каждому сотруднику с помощью обработки «Выплата зарплаты расходными ордерами». Чтобы воспользоваться обработкой необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры / Сервис / Выплата зарплаты расходными ордерами».

В форме обработки следует указать платежную ведомость, заполнить статью движения денежных средств и дату формирования кассовых ордеров. В табличной части обработки следует отметить сотрудников, для которых будут формироваться расходные кассовые ордера. Комплект расходных кассовых ордеров формируется автоматически нажатием на кнопку «Создать документы». Для проведения этих кассовых ордеров следует нажать на кнопку «Провести документы».

Депонирование, выплата и списание депонента

Невыплаченная в срок заработная плата может быть депонирована. Для регистрации этого факта предназначен документ «Депонирование зарплаты». Чтобы создать документ необходимо перейти в раздел «Зарплата и кадры / Выплата зарплаты / Депонирование» и воспользоваться кнопкой «Создать» или создать из документа «Ведомость в кассу» с помощью кнопки «Создать на основании».

Данные могут быть заполнены автоматически по кнопке «Заполнить» по остаткам не выданной заработной платы. Документ при проведении также формирует проводки по отражению депонирования в бухгалтерском учете. Из документа можно сформировать печатную форму реестра депонированных сумм.

При учете депонированной заработной платы следует придерживаться следующей схемы:

1. Сначала вводится документ «Ведомость в кассу».

2. Если выплата осуществляется отдельными кассовыми ордерами, то формируются ордера по сотрудникам, которые получили зарплату.

3. На основании ведомости вводится документ «Депонирование зарплаты». В документе следует оставить только тех сотрудников, которые не получили заработную плату.

4. После этого на основании документа «Ведомость в кассу» можно ввести расходный кассовый ордер на выплату по ведомости.

Для выплаты депонента оформляется документ «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк» с видом выплаты «Депоненты».

Суммы просроченных выплат по депонентам списываются по истечении срока давности документом «Списание депонентов в доходы организаций».

Отчеты по заработной плате и налогам

Конфигурация позволяет сформировать в разделе «Зарплата и кадры / Зарплата / Отчеты по зарплате» следующие виды отчетов:

  • «Расчетные листки» — предназначены для письменного извещения работника о составных частях его начислений и удержаний;
  • «Расчетная ведомость» — сводный отчет о начислениях и удержаниях сотрудников, в том числе может быть формирован с группировкой по подразделениям;
  • «Типовая форма П-6» — форма, представляющая собой отчет о начислениях и удержаниях работника;
  • «Типовая форма П-7» — форма, представляющая собой сводный отчет о начислениях и удержаниях работников;
  • «Анализ взносов в фонды по работникам» — детализированный отчет ЕСВ и начисленном для них ЕСВ на ФОТ;
  • «Отчет по взносам в фонды» — форма, представляющая собой сводный отчет о начисленном ЕСВ;
  • «Анализ зарплаты по подразделениям и сотрудникам» — отчет для подробного анализа сумм начислений и удержаний сотрудников;
  • «Анализ расходов на оплату труда» — отчет предназначен для получения сведений о расходах на оплату труда и отчислениях на социальные нужды. Отчет формируется по данным бухгалтерского учета выбранной организации.

Также для анализа данных бухгалтерского и налогового учета можно использовать стандартные отчеты.

Учет заработной платы во внешней программе

В конфигурации предусмотрена возможность вести учет расчетов с работниками организации во внешней программе.

Если организация ведет учет во внешней программе, то необходимо в настройках параметров учета установить переключатель «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведется» в значение «Во внешней программе».

В этом случае на закладке «Зарплата и кадры» будут выведены только те документы, которые используются для обмена с внешней программой. Это универсальная платежная ведомость «Ведомость на выплату зарплаты» и документы переноса проводок из внешних программ (например, «Зарплата и управление персоналом для Украины»).

Также в этом режиме доступны служебные обработки загрузки/выгрузки данных в/из внешних программ.

Материал предоставлен компанией 1С — Раруc Днепропетровск

Как начислить аванс в 1С ЗУП Зарплата и Управление персоналом 3.1 (8.3)

Каждый работник обязан добросовестно исполнять свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, а каждый работодатель обязан в полном объеме и своевременно выплачивать заработную плату. Как установлено статьей 136 Трудового кодекса, зарплата должна выплачиваться минимум каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна приходиться на 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Оплата за первую половину месяца условно обозначается как «аванс».

С точки зрения гражданского кодекса выплата аванса – это предварительная оплата поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Аванс одна сторона передает другой при наличии встречных обязательств или договорных отношений как обеспечение исполнения своих обязательств до начала выполнения встречного обязательства.

Аванс необходимо отличать от задатка. Аванс от задатка отличается, что при неисполнении договора передавшая сторона, ответственная за неисполнение договора, теряет задаток. Если за неисполнение договора отвечает сторона, принявшая задаток, тогда задаток возвращается в двойном размере. При выдаче аванса такое правило не применяется. Аванс является частью исполнения обязательств, а не как форма их обеспечения.

Прямого определения термина «аванс» трудовое законодательство не имеет. Смысл этого термина можно трактовать как некоторую условную сумму, которая выплачивается работнику в середине месяца и прямо не зависит от количества и качества труда. На сумму ранее выплаченного аванса уменьшается заработная плата, рассчитанная и выплаченная по итогам месяца.

Поэтому вместо термина «аванс» зачастую используется более официальный – «заработная плата за первую половину месяца». Вместо «Выплата аванса» – «Выплата заработной платы за первую половину месяца», вместо «Начисление аванса в 1С ЗУП» – «Начисление…» и вместо «Изменить аванс» – «Изменить…» и т.д. соответственно. Из этой статьи вы сможете узнать, как провести все эти операции в 1С ЗУП 3.1 (8.3).

Это может происходить тремя способами, и каждый из них имеет свои отличия:

  • Расчетом за первую половину месяца;
  • Фиксированной суммой;
  • Процентом от тарифа.

При выплате фиксированной суммой – расчет производится без учета отработанного времени. Если процентом от тарифа – расчет также производится без учета отработанного времени, а для расчета размера заработной платы за указанный период учитывается весь фонд оплаты труда работника (все плановые начисления, назначенные работнику). То есть, если выплата настроена процентом от тарифа, отсутствует возможность при выплате учитывать только некоторые из плановых начислений. Например, при выборе способа расчета процентом от тарифа, нельзя рассчитывать размер заработной платы за первую половину месяца только от размера оклада, без учета ежемесячной премии.

Способ начисления выплаты в 1С ЗУП 3.1 назначается каждому сотруднику. Назначение способа производится в документе «Прием на работу». Способ указывается на закладке «Оплата труда» (рис.1).

Рис. 1

Если выбран способ – «Фиксированной суммой», то появится поле, куда нужно ввести сумму за период. Если «Процентом от тарифа», то появится поле, куда будет нужно ввести размер процента от нее.

Когда при помощи 1С ЗУП 3.1 начинает рассчитывать зарплату организация, в которой ранее применялась для расчета другая программа, то способ начисления можно назначить в документе «Начальная штатная расстановка» (рис. 2).

Рис. 2

Увидеть способ начисления, назначенный конкретному сотруднику, можно непосредственно в карточке самого сотрудника (рис. 3) в реквизите «Аванс».

Рис.3

Корректировка данных

Изменить ранее назначенный способ можно при помощи документов:

  • Кадровый перевод;
  • Кадровый перевод списком;
  • Изменение оплаты труда;
  • Изменение аванса.

Документы «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком» находятся в журнале документов «Приемы, переводы, увольнения» в разделе «Кадры». Документ «Изменение оплаты труда» находится в журнале «Изменение оплаты сотрудников» и доступен как в разделе «Кадры», так и в разделе «Зарплата». Документ «Изменение аванса» находится в одноименном журнале и доступен в разделе «Зарплата».

Для того чтобы изменить способ расчета в документе «Кадровый перевод», нужно на закладке «Оплата труда» включить флажок «Аванс» и выбрать новый способ начисления (Рис. 4). При помощи документа «Кадровый перевод» можно изменить способ для одного сотрудника.

Рис. 4

Чтобы изменить схему начисления в «Кадровый перевод списком», нужно заполнить табличную часть документа сведениями о работниках, у которых требуется изменить способ начисления. Дважды щелкнув мышкой по сотруднику, в появившемся окне надо выбрать закладку «Оплата труда», включить флажок «Аванс» и выбрать из списка нужный нам способ. Возможные значения списка (в порядке следования):

  • Фиксированной суммой;
  • Процентом от тарифа;
  • Расчет за первую половину месяца (рис.5).

При помощи документа «Кадровый перевод списком» можно изменить способ начисления нескольким сотрудникам.

Рис. 5

Чтобы изменить способ расчета в документе «Изменение оплаты труда», нужно включить флажок «Изменить аванс» и выбрать нужный (Рис. 6). При помощи документа «Изменение оплаты труда» можно изменить способ расчета для одного сотрудника.

Рис. 6

Чтобы изменить способ расчета при помощи документа «Изменение аванса», необходимо в поле «Способ расчета аванса» выбрать новое значение. Заполнив табличную часть сведениями о сотрудниках, которым нужно изменить способ расчета (методом подбора или добавления), установить новое значение суммы или процента (для способов «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа»), записать и провести. При помощи документа «Изменение аванса» можно изменить способ для нескольких сотрудников (Рис. 7). При этом прежнее значение способа для работника показывается в табличной части.

Рис.7

Начисление

Начисление способом «Расчетом за первую половину месяца» производится с учетом отработанного времени. Поэтому для начисления указанным способом предназначен документ «Начисление за первую половину месяца». Он доступен из раздела «Зарплата» (рис. 8).

Рис. 8

Для того чтобы начислить аванс расчетом необходимо:

  1. Указать месяц, за который будет начисление;
  2. Дату, до которой производится расчет первой половины месяца (по умолчанию 15-е число текущего месяца);
  3. Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то выбрать подразделение, для работников которого необходимо рассчитать аванс;
  4. Нажать на кнопку «Заполнить».

После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть документа попадут только те сотрудники фирмы или выбранного отдела, для которых способ – «Расчетом за первую половину месяца».

Помимо этого в табличную часть попадают только те виды оплат, у которых активен флаг «Начисляется при расчете за первую половину месяца» (рис. 9). Надо учесть, что в табличную часть «Начисление за первую половину месяца» не попадут сотрудники, для которых были зарегистрированы неявки документами «Отпуск», «Больничный», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Командировка» или документом «Табель» был зарегистрирован вид времени, который соответствует отсутствию.

Рис. 9

Если работник имеет удержания из зарплаты, то в «Расчет за первую половину месяца» попадут только те из них, которые отмечены флажком «Удерживается при расчете первой половины месяца» (Рис. 10). Расчет пособий и взносов при нашем расчете не производится.

Рис. 10

Выплата регистрируется через:

  • Ведомость в банк;
  • Ведомость на счета;
  • Ведомость в кассу.

Они доступны в разделе «Выплаты». Чтобы осуществить выплату, например, через банк, необходимо (рис.11):

  • Создать новый документ «Ведомость в банк»;
  • Выбрать месяц, за который будет выплата;
  • Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то пометить требуемое;
  • В поле «Выплачивать» из списка выбрать значение «Аванс»;
  • Из справочника зарплатных проектов выбрать необходимый зарплатный проект, по которому производится перечисление заработной платы;
  • Нажать «Заполнить».

Рис. 11

После этого табличная часть будет заполнена информацией, содержащей сотрудников и суммы их аванса. Суммы будут рассчитаны в соответствии с установленным способом. Данные можно просмотреть и отредактировать при необходимости. Например, можно ввести недостающие данные по номерам лицевого счета.

После проверки и при необходимости корректировки табличной части нужно нажать на кнопку «Провести и закрыть».